چگونه مدیری ایزوله نباشیم و چگونه به مدیران کمک کنیم؟؟/

خیلی از کارکنان از مدیران گله میکنند که چرا چنین میکنند یا چنان نمیکنند. انصافاً خیلی از این گله ها هم بجاست، اما اگر ریشه یابی کنیم، میبینیم که مدیران معمولاً آنچه باید را دریافت نمیکنند. بله، این یک حقیقت است، شوخی نیست، اما متاسفانه خیلی به آن توجه نمیشود.

مدیران اعتراض نمیکنند، به چند دلیل، کراکنان هم متوجه نمیشوند، آن هم به چند دلیل. دلایل خیلی مهم نیستند، مهم این است که نتیجه این میشود که هست: مدیران نمیتوانند تصمیم بگیرند، به جای تصمیم گیری خوب، به جزئیات وارد میشوند و بیشتر مواقع در آن غرق میشوند!

میخواهم در این مطلب، کمی به این موضوع بپردازم.

تقریبا هر مطلب، کتاب، گزارش یا مدرک خارجی معتبری را که باز کنید، یک یا دو صفحه (و نه بیشتر) از صفحات ابتدائی آن، خلاصه ای از محتوای آن است که تقریباً بر هر چه در آن مدرک هست، پوشش دارد. بالای این مطلب هم نوشته شده Executive Summary.

  کار و نقش این مطلب خیلی ساده و در عین حال مهم است. این مطلب، چکیده ای کامل از تمام محتوای مدرک را بدست میدهد، که به نوعی نکات برجسته از محتوا، در آن برجسته میشود. نقش این نوشته آن است که افراد با خواندن این مدرک به کلیات و رئوس مطالب موجود در این مدرک پی میبیرند. این بخش، تصمیم سازی میکند که این مدرک را بخوانم یا نخوانم، با محتوای آن موافقت بکنم یا نکنم، در این مدرک در مورد چه موضوعاتی صحبت شده و مسائلی شبیه به این.

وقتی این بخش نباشد، شما باید زمان قابل ملاحظه ای را صرف کنید تا گزارش یا مدرک اصلی را درک کنید، بسته به شتخصه های رفتاری تان، ممکن است وارد جزئیات مدرک اصلی شوید (C ها و S ها بیشتر) یا اینکه وارد نشوید و تصمیمی نه چندان خوب بگیرید (High D ها)  یا به علت عدم درک و عدم ورود به جزئیات، از آن بگذرید و کار را معطل بگذارید. (Low D ها)

شما هر کاری بکنید، حاصل آن در نبود یک خلاصه خوب از مفاد مدرک، این است که تصمیمی که باید گرفته شود، گرفته نمیشود!

اینجاست که میگویم مدیران چیزی را که باید، دریافت نمیکنند. مدیران باید در هر موردی یک گزارش کوتاه شده دریافت کنند، که کوتاهی آن با حذف جزئیات محقق شده باشد و در عوض در مورد آنچه در مدرک هست، بی کم و کاست، اطلاعات لازم را بدست بدهد.

من حدود ۲۵ سال گزارش دریافت کرده و گزارش نوشته ام. نیمی از این مدت را با همین مشکل مواجه بودم که نمیدانستم چه تصمیمی از مدیر میخواهم، به همین طریق او هم نمیدانست که چه چیزی از او مورد درخواست است. کم کم متوجه شدم که باید آنچه میخواهم را شفاف بگویم و شفاف بخواهم و تمام جوانب آن را هم، البته خلاصه، ذکر کنم.

گزارش خلاصه مدیریتی، انشای خیلی خوبی ندارد، حتی میتواند به شکل چندین جمله باشد که در قالب یک فهرست ارائه میشوند، اما باید تمام مسائل کلیدی را پوشش دهد.

این گزارش باید روی مدرک اصلی قرار داده شود و به نوعی مدیر را از ورود به جزئیات، بی نیاز کند. افرادی که C بالا دارند، ذاتاً عاشق جزئیات هستند و این عشق، معمولاً منجر به غرق شدن در جزئیات و تاخیر در اتخاذ تصمیم میشود. برای رفع این مشکل، ۲ کار جدی لازم است:

• هیچ مدرکی برای اظهار نظر بدست ایشان داده نشود، مگر آنکه یک خلاصه مدیریت روی آن نوشته شده باشد.
• به آنها اجازه ورود به جزئیات داده نشود، مگر آنکه گزارش خلاصه را خوانده و نوشته باشند که چه چیزی در آن نیست؟

اینکه به High C ها اجازه ندیهم وارد جزئیات شوند، بی توجهی به نیاز رفتاری آنهاست، آنها امکان ندارد که بدون توجه به جزئیات، بتوانند در مورد کلیات موضوعی نظری بدهند که خودشان آن را قبول داشته و از آن دفاع کنند. حالا اگر میخواهیم زمان آنها را با نپرداختن به جزئیات مدیریت کنیم، باید خیال آنها را از اینکه کس دیگری به جزئیات توجه کرده، راحت کنیم. من بر این باورم که مدیرانی که به جزئیات زیاد توجه میکنند، در اثر بی توجهی زیردستانشان به جزئیات مهم، بارها و بارها سرافکنده و متضرر شده اند و در واقع زیر دستان به آنها یاد داده اند که “باید خودم کنترل کنم” که این آموزه غلط است البته برای اصلاح آن باید فرایند اطمینان بخشی را طی کرد تا مدیر دوباره یاد بگیرد که باید به جای کنترل، به صورت سیستماتیک، اطمینان کند.

بنابراین، توصیه ام این است که در سازمانها:

1. دوره های آموزشی برای خلاصه سازی و خلاصه برداری از متون در سازمانها برگزار شود تا افراد یا بگیرند که ۱۰۰۰ صفحه را تبدیل به ۲-۳ صفحه کنند.
2. هیچ گزارشی بدون “خلاصه مدیریتی” برای مدیران نرود. اگر رفت، مدیر، بدون نگاه کردن به آن، گزارش را برگرداند.

یک تبصره هم باید بگویم. گاهی لازم است که مدیری در موضوعی وارد جزئیات شود. اینجا دیگر او نقش مدیریتی ندارد، بلکه میخواهد از توان کارشناسی اش استفاده کند. یادم هست که در اوایل عمر این وبلاگ موضوعی نوشتم تحت عنوان نقاب رفتاری. اینجا مدیر نقاب رفتاری میزند، وارد جزئیات میشود، حتی شاید خودش یک خلاصه مدیریتی تهیه میکند برای مدیری بالاتر. اینجا مدیر دیگر مدیر نیست، یک کارشناس است و اشکالی هم ندارد. البته تکرار این موضوع، سبب میشود که مدیر باز هم به سوی پرداختن به جزئیات متمایل شود که قاعدتاً یک مدیر نباید زمان زیادی برای پرداختن به جزئیات در حجم بالا را داشته باشد.

یادمان باشد، مدیران برای اینکه مدیریت کنند، هم باید بدانند، هم باید در مسیرهای درست قرار بگیرند. به مدیرانمان کمک کنیم.

منبع خبر: سایت رفتار سازمانس